Wichtiges zur Reisekostenabrechnung

Engagierte Unternehmen kommen in der heutigen Zeit nicht darum herum, Reisen zu unternehmen. Messen müssen besucht werden, Treffen mit Geschäftspartnern eingehalten werden und auch Fort- und Weiterbildungen geführt werden. Die Kosten für diese geschäftlichen Ausflüge sollten bestenfalls in einer Reisekostenabrechnung festgehalten werden. Wie Sie dies am besten umsetzen, erklären wir Ihnen im folgenden Artikel.

Die Reisekosten werden in verschiedene Kategorien unterteilt

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung hört sich einfacher an, als es tatsächlich ist. Denn das Finanzamt gilt als übergenau und legt auf kleine Details großen Wert. Um zu vermeiden, dass das Finanzamt einen Teil oder sogar die Gesamtheit der Ausgaben ablehnt, bietet es sich an, auf eine App wie von N2F zurückzugreifen. Deren Reisekostenabrechnung App verfügt über clevere Features, welche diese Angelegenheit in Nullkommanichts erledigt. So gibt es beispielsweise einen Smart Scan, mit dessen Hilfe Quittungen schnell und einfach registriert werden können. Weiterhin ist die App über alle Pauschalen informiert und errechnet mittels Google Maps den Kilometerstand selbstständig. Generell bietet es sich an, die Reisekosten zu kategorisieren, um den Überblick zu behalten.

Die Fahrtkosten

Das Finanzamt fordert zur Anerkennung der Fahrtkosten einen aussagekräftigen Beleg. Das heißt, dass sämtliche Kosten, die durch die Bahn- oder Busfahrt oder den Flug anfallen, in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden können. Wurde die Reise mit dem Firmenfahrzeug angetreten, ist dies nicht nötig. Als Beweis dient hier lediglich das Fahrtenbuch, welches jedoch ordentlich und gewissenhaft ausgefüllt werden sollte. 

Den individuellen Kilometersatz berechnen

Entscheiden sich die Mitarbeiter für die Reise mit dem privaten KFZ, kann der individuelle Kilometersatz als Richtlinie verwendet werden. Bei der Berechnung muss man einem bestimmten Muster folgen. Bilden Sie zunächst die Summe der jährlich anfallenden Kosten. Darunter fallen unter anderem die Abschreibung, die Zinsen für das Auto, die Kosten für Versicherung, Steuer, Wartung, Reparaturarbeiten, Miete für Stellplätze und den Treibstoff. Diese Rechnungsart bietet sich vor allem bei Autos an, die sehr teuer in der Haltung sind. 

Der pauschale Kilometersatz

Bei diesem Kilometersatz werden für jeden Pkw 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer veranschlagt. Der pauschale Kilometersatz lohnt sich beispielsweise besonders bei einem Diesel, der sehr wenig Treibstoff verbraucht. 

Die Verpflegungsaufwendungen

Beim Reisen muss natürlich auch für das leibliche Wohl gesorgt werden. Dieser Bereich der Reisekostenabrechnung wird unter dem Oberbegriff “Verpflegungsaufwendungen” gesammelt. Diese sind steuerfrei erstattbar und unterliegen seit dem 01.01.2014 nur noch zwei Pauschalen. Die Höhe der Beträge kann im Paragrafen 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EstG nachgelesen werden. Es ist darauf hinzuweisen, dass sie sich an der Abwesenheitsdauer pro Kalendertag orientieren. Ein großer Vorteil der Neuregelung ist die Spesenabrechnung. Infolgedessen profitieren Kurzreisende nun von einem höheren Zuschuss als in den vorherigen Jahren. 

Die Übernachtungskosten

Neben der Bewirtung müssen auch die Übernachtungskosten in die Reisekostenabrechnung miteinbezogen werden. Auch hier unterscheidet das Finanzamt nach einem pauschalen Satz, der innerhalb Deutschlands 20 Euro beträgt, und einen individuellen Satz nach Beleg. Im Gegensatz dazu variiert die Pauschale für Auslandsreisen und kann im Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachgeschlagen werden. 

Die Reisenebenkosten

Ein Aspekt, an den viele Menschen nicht sofort denken, sind die Reisenebenkosten. Darunter versteht man Gebühren, die durch Mautstellen, Fähren, das Parken oder den Transport des Gepäcks entstehen können. Werden die entsprechenden Nachweise beim Finanzamt vorgelegt, kann auch dieser Betrag von der Steuer abgesetzt werden. 

Wie muss die Vorsteuer behandelt werden bei der Reisekostenabrechnung?

Mit der Hilfe eines Rechnungsbelegs oder einer Quittung, auf welchem die Vorsteuer abgebildet ist, ist es möglich, diese abzuziehen. Als Orientierung sollte der Paragrafen 14 Abs. 4 UstG dienen, der Auskunft über sämtliche Pflichtangaben geben kann. Allgemein kann jedoch gesagt werden, dass für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro die Regelung R 185a U StR 2008 dient. Sie besagt, dass in diesen Fällen der Vorsteuerabzug entfällt. Auch bei der Berechnung des Kilometersatzes ist dies nicht möglich, weswegen die Umsatzsteuerpflicht nicht in Kraft tritt.